2019/01/30組織マネージメント

トヨタに学ぶ、塾・スクール経営においての片付けの必要性と4つのメリット

目次

あなたの塾・スクールはきちんと整理整頓されていますか。出来ているとおっしゃる方もおられれば、胸を張って出来ているとこたえられない方もいらっしゃるでしょう。中には、整理整頓なんてする必要がないとお考えの方もいらっしゃるかもしれません。

 

きっと、整理整頓が出来ていない方や、する必要がないと思われている方は、「整理整頓」=「売上に直結しない雑務」と考えられているのだと思います。

しかし、整理整頓をする事が「利益を増やす」ことに繋がるとしたらどうでしょうか?

 

今回は、整理整頓が利益アップに繋がる4つの理由をお伝え致します。

 

なぜ、片付けが必要なのか?

why
 
「片付けができているかどうかは、その会社の事務所や工場を10分見学すれば、すぐに分かる」

 

かつてトヨタで機械保全を担当していた中野勝雄氏はこのように述べています。

中野氏は、現在OJTソリューションズでトレーナーを勤めています。(※OJTソリューションズとは、トヨタのノウハウを活かして企業のマネジメントをしている会社です。)

中野氏は、次のようにも述べています。「オフィスでも工場でも、靴やスリッパがそろっているか、段ボールが積み重なっていないか、新聞などが整理されているか、従業員のデスクまわりはキレイか、社内掲示板の情報が新しいものに更新されているか、といった点を見れば、その会社がどれだけ片づけに力を入れているかが一目瞭然。

興味深いのは、片づけができていない会社ほど、利益が出ていないなど、業績面でも苦しんでいる場合が多いという点です

 

「片付けができない会社ほど、利益が出ていない。」裏を返せば片付ければ「利益になる」という事です。なぜそんなことが言えるのでしょうか?

 

実は、片付ける事による利益が出るといえる理由は4つあります。

 

1.スペースが有効利用できるから

広いオフィス 
 
モノはどんどん増えていきます。書類、備品、本、電気機器など、数え上げればきりがありませんが、そうしたモノが増えていくにしたがって部屋を圧迫します。そうするとどうするでしょうか。新しい収納家具を購入する。さらに増えれば倉庫を購入する、あるいはレンタルする。

このように考えると、モノは減らすことを意識しない限り、どんどん増える一方です。どんどんあなたの塾・スクールの有効利用できるスペースは減っていくことでしょう。そうすると、実際はもっと有効活用ができるスペースがあるにも関わらず、「手狭になったから大きな教室を構えるようにしよう」と思うようになるかもしれません。一方で、モノを片付ければ、使えるスペースが増えます。

2.時間が有効活用できるから

時計 

モノを片付ける事によって得られる利益の2つ目は時間です。どういう事でしょうか。

様々なモノが混在していると、本当に必要なものを探し出すのに時間がかかるのではないでしょうか?また、どこにどんなモノが置いてあるのか分かるのが担当者だけとなってしまうと担当者が急に休んでしまったり、連絡が取れない場合にどうなるでしょうか。探すのに時間がかかり、その場で作業はストップしてしまいます。これは、パソコンのデータ整理にも当てはまりますが、置く場所のルールを決め、誰でも探せるようにしておく事によって、時間の有効活用が図れます。

また、頻繁に利用するものが、遠くに置いてあれば、その都度取るために移動する時間がかかり時間のムダに繋がります。例えば、あなたの塾・スクールでもコピー機を頻繁に利用するのではないでしょうか?では、どこに置いてありますか?1日に何往復していますか?では、その時間はどれほどかかっているでしょうか?その時間を月に換算するとどのくらいでしょうか?年間ではどのくらいでしょうか?細かい点に思えるかもしれませんが、年間に換算すると、その違いは大きくなります。整理整頓し、頻繁に利用するモノを出来るだけ近くに置いて、すぐに使えるようにしておくなら、それだけスピーディになります。空いている時間が増えれば、その増えた時間でお金を生み出すことを考える時間を作ることもできます。そのため、モノの置く場所を決めておくことや頻繁に使うものを近くに置いておくことをお勧め致します。

3.間違える事によるムダをなくすことができるから

ミステイク
 
机の上いっぱいに書類が散らかっているなら、特定の資料を取り出そうと思って間違えて古い資料や似た資料を取り出すといった可能性は高くなります。特に急いでいる時に、間違った資料を持っていってしまうならどうでしょうか。あるいは、ファイル名がぐちゃぐちゃなパソコンから、メールを添付するなら、誤って別のファイルを送信してしまう可能性は高くなるのではないでしょうか。そうした間違いから出る損失はどれほどのものでしょうか。それは、例えば、正しい資料を取りに行くという時間の損失などを招きます。片付ける事によってそうした間違いを未然に防げるなら、それは実際には帳面には出てこないですが、利益に繋がると言えるでしょう。

4.ムダな物を購入せずにすむから

買い物

先程1の理由で述べた際に、モノが増えれば増えるほど、新しい本棚や倉庫を購入したり、レンタルする必要があり、スペースが圧迫される点についてお伝えしましたが、ここでは、視点を変え、その経費について考えてみましょう。

あなたの塾・スクールでは、収納棚や本棚はいくつあるでしょうか?そこには何が、収納されているでしょうか?何年も見ていないどころか、触れてもいないモノがあるのではないでしょうか。そこを片付ければ、新しい棚や倉庫を購入する必要がなくなります。棚や収納具などの経費は安くはありませんし、引っ越しをするとなれば大きな出費です。片付けることによって、そうした出費を削減することができるならば、片付けることは、長い目で見ると御社に大きな利益をもたらすと言えるでしょう。

 

一見、利益アップと関係ないように思える片付けですが、改めて考えると利益アップに繋がるということを感じていただけたのではないでしょうか?この記事があなたの塾・スクールの片付けのきっかけになれば幸いです。

 

まとめ

トヨタでは、片付けを、「仕事の合間にする雑務」ではなく、「仕事の一部」ととらえられています。普段から片付けを習慣的にやるのが当たり前になっています。しかし、そうする事は「製造現場の手法であって自分たちの塾・スクールには関係ない」とお考えでしょうか。そうではありません。どんな職場でも仕事でも当てはまります。そして、片付けることは、あなたの塾・スクールにおいて利益を生み出すのです。

利益を生み出す理由は次の4つです。

理由1)スペースが有効利用できるから

理由2)時間が有効活用できるから

理由3)間違える事によるムダをなくすことができるから

理由4)ムダな物を購入せずにすむから

 

【アクションプラン】社内環境を見直す

1.不要なモノがないか見直す
2.モノを置く場所を決める
3.よく使うモノを近くに置くように配置を変える
4,購入を検討しているモノは本当に必要かどうか再度検討する



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